MONTRÉAL INVIVO
Montréal InVivo désigne la grappe des sciences de la vie et des technologies de la santé (SVTS) du Grand Montréal. Cet ensemble est constitué de près de 600 organisations, principalement des entreprises, 80 filiales d’entreprises internationales et plus de 150 centres et groupes de recherche spécialisés. 41 000 personnes bien rémunérées œuvrent dans le secteur. Le Grand Montréal regroupe environ 80 % de l’activité en SVTS du Québec et ce secteur représente environ 1,6 % du PIB québécois.
Depuis sa création, Montréal InVivo est devenu un partenaire influent et incontournable qui assume un leadership dans la mobilisation de tous les acteurs de la grappe autour d’objectifs communs pour assurer la compétitivité et la croissance des SVTS dans le grand Montréal et au Québec.
Pour tous renseignements complémentaires sur Montréal InVivo, veuillez visiter le www.montreal-invivo.com.
MANDAT GÉNÉRAL
Montréal InVivo est à la recherche d’un.e. adjoint.e. à la direction et coordonnateur. rice des affaires corporatives pour compléter son équipe. Sous l’autorité immédiate du Président-directeur général et en étroite collaboration avec tous les membres de l’équipe, la personne sélectionnée se joindra à l’équipe pour un poste permanent. Elle assistera le président-directeur général dans ses fonctions, réalisera les opérations de secrétariat courantes. Elle veillera au bon fonctionnement des opérations administratives, financières et matérielles qui lui seront assignées, offrira un appui aux affaires corporatives de l’organisation et assurera la bonne marche générale du bureau.
Ce mandat est à temps plein, la personne retenue doit être présente aux bureaux de Montréal InVivo au moins deux jours par semaine.
Votre mission consistera à :
- Assister la haute direction dans ses fonctions
- Fournir un soutien administratif à la haute direction et un support administratif à l’équipe
- Collaborer à la coordination du réseau de mentorat bioSuccès
- Collaborer /entretenir des relations avec le Conseil d’administration, le Comité exécutif et les comités de gouvernance et de finance ainsi qu’avec les représentants de divers organismes privés et publics et les fournisseurs
Responsabilités inhérentes au poste :
Organisation
- Procéder à la gestion du calendrier de la direction (conflits d’horaires, envoi d’invitations etc.)
- Préparer les rencontres de la haute direction, envoi des dossiers (agenda + documents) et au besoin réservation de salles, commande de traiteur, accueil des invités etc.
- Aider à la coordination et à l’organisation logistique d’événements de nature diverse (réunions, comités, assemblée générale annuelle, formation etc.) autant à l’interne qu’à l’externe ainsi que participer à la planification de conférences téléphoniques, déplacements, activités de relations publiques, etc.
- Faire le suivi des bailleurs de fonds publics et privés
- Veiller au bon fonctionnement logistique, le cas échéant : s’assurer que les problèmes d’ordre logistiques (téléphone-informatiques-matériels…) soient réglés
- Assurer la gestion d’inventaire et achat de matériel, appels de service, réception et envoi de courrier
Communication
- Assurer un service à la clientèle de qualité tant de manière verbale qu’écrite
- Agir comme personne-ressource (boîtes courriels – appels etc.)
- Rédiger les ébauches de la correspondance administrative (lettres de félicitations, remerciements, etc.)
- Rédaction de contenu (comptes rendus de réunions, messages courriels, etc.
- Répondre aux requêtes d’ordre général, acheminer l’information à qui de droit
- Faire la mise à jour :
- des contacts de l’organisation
- des dossiers administratifs sur le serveur de fichiers internes
Gestion financière
- Assurer le paiement des factures et les comptes de dépenses
- Assurer un lien avec l’équipe comptable
- Préparer les dossiers comptables et aider aux vérifications comptables annuelles
- Assurer un bon système de classement des dossiers administratifs
- Assurer la gestion des relations avec les fournisseurs, les partenaires commanditaires et les médias
- Soutenir ponctuellement l’équipe dans la réalisation de divers projets en lien avec la mission de Montréal InVivo dans une optique de votre propre développement professionnel au sein du secteur des sciences de la vie
L’expérience et compétences qu’il vous faut pour répondre à votre mission :
- Diplôme d’études collégiales ou expérience équivalente
- Expérience de mise en place d’actions en collaborations avec diverses parties prenantes
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais écrit et oral
- Maîtrise des logiciels usuels de bureautique (Suite Office, Adobe)
Les aptitudes qui vous permettront de vous épanouir dans votre mission
- Discrétion, jugement, rigueur, polyvalence, autonomie et habilité organisationnelle
- Expérience et intérêt à collaborer au sein d’une équipe multidisciplinaire
- Sens développé de l’analyse et être axé. e sur les résultats
- Faire preuve d’initiative, de diplomatie et de persévérance
- Excellente gestion des priorités et d’échéanciers
- Leadership, créativité, esprit d’équipe, souplesse
Montréal InVivo vous donne les clés pour la réussite de votre mission
Nous offrons un milieu de travail dynamique et innovant à l’affut des nouveautés du secteur. Les tâches réalisées sont axées sur l’apprentissage individuel et collectif. La prise d’initiative est encouragée. De plus, puisqu’il s’agit d’un organisme de mobilisation, travailler chez Montréal InVivo permet de développer son réseau professionnel et de développer ses connaissances sur un large éventail d’enjeux touchant au secteur des SVTS. Travailler à Montréal InVivo, c’est aussi bénéficier d’avantages intéressants :
- Équipe énergique et collaborative qui se retrouve dans les valeurs de l’organisation que sont la collaboration, la créativité, le respect de la diversité, l’excellence, l’intégrité et le leadership
- 4 à 5, cafés d’équipe et diners “lunch & learn” pour échanger sur les passions et intérêts des membres de l’équipe
- Bureau en centre-ville (métro McGill)
- Poste à temps plein (37.5h/semaine),
- Mode hybride (présentiel 2j/semaine) et horaire flexible
- Assurances santé
- Régime de retraite
- Nombre de jours de vacances avantageux et horaire d’été avec fins de semaines plus longues pour profiter des beaux jours
- Matériel informatique fourni pour la maison et pour le bureau
CANDIDATURE
Si vous croyez posséder ce profil et êtes prêt à relever ce défi, nous vous invitons à soumettre votre curriculum vitæ, accompagné d’une lettre d’intérêt, par courriel à l’adresse suivante : recrutement@montreal-invivo.com
Les candidatures seront acceptées jusqu’au 13 novembre 2022. Nous analyserons toutes les candidatures reçues. Cependant, seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.